7
Τεχνολογία

Πώς να στέλνεις προστατευμένα έγγραφα. Όλα τα μυστικά της κρυπτογράφησης.

Πώς να στέλνεις προστατευμένα έγγραφα. Όλα τα μυστικά της κρυπτογράφησης.
Εάν στέλνεις e-mail με επισυναπτόμενα έγγραφα, ίσως έχεις αναρωτηθεί εάν θα τα δουν μάτια που δεν πρέπει. Ευτυχώς το Word διαθέτει προηγμένες λειτουργίες προστασίας εγγράφων για να έχεις το κεφάλι σου ήσυχο.

Προφανώς και επικοινωνείς με όλους μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Το e-mail αν και είναι τόσο παλιό όσο το ίδιο το Internet μας αποτελεί ακόμα και σήμερα, τον πιο βολικό τρόπο για να στείλεις να στείλεις έγγραφα, κείμενα, φύλλα εργασίας και γενικά οποιοδήποτε αρχείο.

Επειδή όμως τα συνηθισμένα έγγραφα κειμένου ενδέχεται να περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες μήπως θα έπρεπε να σε απασχολεί η προστασία τους; Και δεν μιλάμε για κρατικά μυστικά. Σκέψου για παράδειγμα με πόση ευκολία στέλνεις ή σου στέλνουν λογαριασμούς, αντίγραφα καταθέσεων, συμβόλαια, βιογραφικά, επιστολές κ.λπ. Η λίστα είναι ατελείωτη και επειδή η επικοινωνία πραγματοποιείται μεταξύ γνωστών επαφών, αυτό δεν εξασφαλίζει την προστασία του e-mail, μια και όπως ίσως έχεις ακούσει, το ίδιο το πρωτόκολλο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι διάτρητο από άποψη ασφάλειας.

Τι μπορείς να κάνεις επομένως; Η πιο επαγγελματική λύση είναι να χρησιμοποιήσεις κρυπτογράφηση. Αυτό όμως απαιτεί ειδικό λογισμικό, δημόσια κλειδιά, PGP, ειδικές πλατφόρμες κ.λπ. Η πιο απλή αλλά συνάμα ασφαλής λύση είναι να κλειδώνεις τα ίδια τα έγγραφα που στέλνεις.

Κλειδώματα στο Office

Το Microsoft Office, διαθέτει πολύ εξελιγμένες λειτουργίες προστασίας των εγγράφων (Word, PowerPoint, Excel). Οι επιλογές αυτές βρίσκονται στο μενού File > Protect Document. Είναι ενδιαφέρον το γεγονός ότι μπορείς να προστατέψεις ένα έγγραφο από το άνοιγμα ή/και την επεξεργασία με έναν κωδικό, ή να το καταστίσεις μόνιμα read only, δηλαδή αυτός που θα το λάβει να μην μπορεί να το επεξεργαστεί παρά μόνο να το διαβάσει.

Επιπλέον, η επιλογή περιορισμού πρόσβασης (restrict access) σου επιτρέπει να απενεργοποιήσεις την εκτύπωση του εγγράφου. Δεν είναι όμως μόνο αυτά, καθώς μπορείς να απενεργοποιήσεις την αλλαγή μορφοποίησης, να κλειδώσεις συγκεκριμένες περιοχές κελιών σε ένα Excel και πολλά άλλα. Προφανώς εσύ θα θέλεις να κλειδώσεις το έγγραφο με κωδικό. Πάτα το Encrypt with Password (Αρχείο > Πληροφορίες > Προστασία εγγράφου > Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης) και δώσε έναν αρκετά μεγάλο και ισχυρό κωδικό. Προφανώς απαγορεύονται τα 123, το όνομά σου, το όνομα του εγγράφου και οι προφανείς λέξεις όπως password, pass, κ.λπ. Επίσης, μην γράψεις στο σώμα του e-mail τον κωδικό του επισυναπτόμενου εγγράφου διότι όλη η εργασία σου το προστατέψεις πάει στράφι.

Για να καταργήσεις τον κωδικό πρόσβασης, άνοιξε το αρχείο, το οποίο θα ζητήσει τον τρέχοντα κωδικό πρόσβασης και επίλεξε Αρχείο > Προστασία εγγράφου > Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Διάγραψε τον κωδικό πρόσβασης και κάνε κλικ στο κουμπί OΚ. Φρόντισε να αποθηκεύσεις το αρχείο σου για να οριστικοποιήσεις αυτή την αλλαγή.