Το Microsoft Office είναι εδώ και δεκαετίες το de facto standard για τις εφαρμογές γραφείου. Αυτή είναι η πραγματικότητα και, όσο κι αν υπάρχουν πολλές εναλλακτικές, δωρεάν και μη, η Microsoft συνεχίζει και απολαμβάνει τη μοναξιά της κορυφής, με εξωφρενικά ποσοστά μεριδίου της αγοράς. Τα κέρδη της εταιρείας από τις πωλήσεις του Office – αλλά και των συνδρομών του Office 365 – είναι τόσα που πλέον υπάρχει και δωρεάν on-line έκδοση όλων των προγραμμάτων του Office – αν και περιορισμένων δυνατοτήτων – διαθέσιμη για όλους!

Για πολλά χρόνια, οι διάφορες εκδόσεις του Office προσθέτουν λειτουργίες και χαρακτηριστικά στα επιμέρους προγράμματα, η συντριπτική πλειοψηφία των οποίων αφορά εταιρικούς χρήστες, ενώ η χρησιμότητα για απλούς χρήστες που θέλουν να κάνουν κάποια βασικά πράγματα είναι εντελώς μηδενική. Ο λόγος είναι πως η Microsoft έχει καλύψει όλα τα πιθανά σενάρια και όλες τις ανάγκες των απλών χρηστών εδώ και δεκαετίες, κάτι που φαίνεται και από τις ανακοινώσεις με τις βελτιώσεις και τις αναβαθμίσεις κάθε νέας έκδοσης. Εκτός από την οπτική ανανέωση του user interface, το Office είναι το ίδιο χρήσιμο στον μέσο χρήστη, είτε χρησιμοποιεί την τελευταία έκδοση, είτε το Office… 2003. Επιπροσθέτως, όλες οι βασικές λειτουργίες υπάρχουν και στο Office Online, το οποίο είναι δωρεάν. Περιλαμβάνει τα Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams αλλά και το Outlook. Τα μοναδικά προγράμματα που δεν περιλαμβάνονται στο πακέτο είναι η Access και το Publisher. Αυτό είναι και ο πρώτος λόγος που θα πρέπει να σκεφτείς σοβαρά να αντικαταστήσεις τις stand-alone εκδόσεις του Office με το δωρεάν Office on-line.

Πρόσβαση από παντού

Ένα τεράστιο πλεονέκτημα του Office στο web είναι το ότι τα αρχεία σου αποθηκεύονται στο cloud της Microsoft και έχεις πρόσβαση σε αυτά από οπουδήποτε! Με άλλα λόγια, τα αρχεία σου δεν αποθηκεύονται τοπικά, αλλά στον χώρο που σου προσφέρει δωρεάν η Microsoft – προφανώς, αν το επιθυμείς, μπορείς να κατεβάσεις τα αρχεία σου και στον δίσκο του υπολογιστή σου, αλλά η επεξεργασία γίνεται στα πρωτότυπα που βρίσκονται στο cloud. Με αυτό τον τρόπο, μπορείς να ξεκινήσεις να γράφεις κάποιο κείμενο, για παράδειγμα, στον υπολογιστή του γραφείου, να συνεχίσεις την δουλειά από το laptop στο τραίνο, και να την ολοκληρώσεις στον υπολογιστή του σπιτιού, δουλεύοντας πάντα στο ίδιο αρχείο, χωρίς να ανησυχείς για το αν αντέγραψες το πιο πρόσφατο ή αν οι αλλαγές που έκανες σε κάποιο αρχείο περάστηκαν σωστά. Μπορείς να συνεχίσεις τη δουλειά ακόμη και σε υπολογιστή που δεν σου ανήκει, μιας και το μόνο που πρέπει να κάνεις είναι να ανοίξεις έναν οποιονδήποτε browser (Firefox, Edge, Chrome, Safari) και να συνδεθείς στο δίκτυο της Microsoft.

Συνεργασία και κοινή χρήση

Ένα άλλο πλεονέκτημα του on-line Office είναι το sharing. Πλέον δεν χρειάζεται να στέλνεις αρχεία με e-mail στους συνεργάτες σου, για να κάνουν διορθώσεις και να σου ξαναστείλουν την διορθωμένη έκδοση, κ.ο.κ. Το μόνο που χρειάζεται να κάνεις είναι να κάνεις share το αρχείο και να στείλεις το link στους συνεργάτες. Μπορείς να επιτρέψεις την επεξεργασία ή να το έχεις κλειδωμένο, μόνο για ανάγνωση. Αλλά μπορείς και, οποιαδήποτε στιγμή θέλεις, να αναιρέσεις το μοίρασμα και να το βλέπεις (και να το επεξεργάζεσαι) μόνο εσύ. Η λειτουργία αυτή υπάρχει και στο Office για desktop, αλλά απαιτεί το OneDrive και είναι πιο περίπλοκο στη χρήση.

Απλότητα

Όπως προείπαμε, το πλήρες Office έχει πάρα (μα πάρα) πολλές δυνατότητες και λειτουργίες. Το Office Online περιλαμβάνει πιο απλές εκδόσεις των προγραμμάτων, με τις πιο προηγμένες και εξειδικευμένες λειτουργίες να λείπουν. Αυτό μπορεί να φαίνεται ως μειονέκτημα με την πρώτη ματιά, αλλά μπορεί να είναι και τεράστιο πλεονέκτημα, για όσους δεν ενδιαφέρονται για τέτοιες προηγμένες λειτουργίες και δυνατότητες, δεν ξέρουν καν πώς να τις χρησιμοποιήσουν, και όλα αυτά τα κουμπάκια, τα ribbons και τα μενού τους μπερδεύουν. Το Office Online είναι πιο απλό, έχει πιο καθαρό interface και σαφείς λειτουργίες. Ταυτοχρόνως, όμως, μπορεί να ανοίξει οποιοδήποτε αρχείο Word, Excel, PowerPoint ή των άλλων προγραμμάτων, χωρίς προβλήματα συμβατότητας – και το αντίστροφο.

Ενημερώσεις

Εν πολλοίς, το Office ανανεώνεται κάθε λίγα χρόνια. Μπορεί να λαμβάνει updates όταν και όποτε το κρίνει σκόπιμο η Microsoft, όμως θα πρέπει να αγοράσεις την επόμενη έκδοση, για να μη μείνεις πίσω, όταν αυτή κυκλοφορήσει. Αντιθέτως, το Office Online ανανεώνεται συνεχώς και χωρίς τη δική σου παρέμβαση, ενώ δεν χρειάζεται ούτε καν updates μέσω των Windows. Απλά, κάθε φορά που θα ανοίγεις το Office μέσα από τον browser, θα χρησιμοποιείς την πιο πρόσφατη και ενημερωμένη έκδοσή του! Παράλληλα, τα updates του Office Online είναι πιο συχνά!

Προφανώς, το Office Online δεν είναι για όλους. Το ίδιο το γεγονός πως απαιτεί συνεχή σύνδεση με το Internet μπορεί να είναι αρκετό για να προτιμήσεις το κανονικό Office, αν θέλεις να δουλεύεις ακόμη και όταν δεν έχεις Internet. Εκτός από αυτό, μπορεί όντως να σου είναι απαραίτητο κάποιο προηγμένο χαρακτηριστικό, από αυτά που δεν έχει το Office Online. Τότε η επιλογή είναι μονόδρομος και θα πρέπει να χρησιμοποιήσεις το “κανονικό”. Για όλους τους άλλους, όμως, το Office Online μπορεί να είναι η τέλεια λύση, ειδικά αν η χρήση του Office είναι περιστασιακή!